Bei der Erstellung einer etwas komplexeren Website oder eines Online Shops arbeiten Spezialisten der verschiedensten Disziplinen wie Programmierer, Marketing-Experten und Webdesigner zusammen. Um für den Kunden das gewünschte Ergebnis zu einem akzeptablen Preis liefern zu können, ist eine strukturierte Projektplanung erforderlich. Diese wiederum basiert auf einem Pflichtenheft, indem alle Anforderung, die das Webprojekt erfüllen soll, im Detail festgehalten sind. Dort ist nicht nur beschrieben, wie die Konfiguration des Servers aussieht und welches Content-Management– oder Online-Shop-System zum Einsatz kommen soll und wie das Corporate Design aussehen soll. Gerade bei einem Webshop ist es wichtig, alle Funktionen minutiös zu beschreiben, weil manche Funktionen individuell programmiert werden müssen. Sie stellen einen erheblichen Kostenfaktor in der Kalkulation dar. So sollte zum Beispiel präzise definiert werden, welche Sortierungs- und Filterfunktionen dem Endkunden zur Verfügung gestellt werden. Bei der Konzeption sollte bedacht werden, dass System möglichst zukunftssicher aufzubauen. Der technologische Fortschritt sowie Anforderungen des Marktes und des rechtlichen Umfeldes erfordern es, ständig Anpassungen vornehmen zu müssen. Auch die Skalierbarkeit sollte gegeben sein. So sollte es das System in einem gewissen Rahmen verkraften, wenn die Zahl der Produkte, Kunden und Bestellungen außerplanmäßig wächst. Schließlich sollte ebenfalls klar sein, wer konkret, wann welche Aufgaben zu erfüllen hat. Gerade wenn im Rahmen der Website Erstellung ein Teil der Arbeiten inhouse beim Kunden oder durch weitere externe Partner zu erfolgen hat, sollte dies schriftlich fixiert werden. Mit der Festlegung solcher Kleinigkeiten gelingt es in den meisten Fällen, Streitigkeiten zu vermeiden und den Kostenplan einzuhalten. Dabei ist es sinnvoll auch firmenübergreifende Meetings – persönlich vor Ort oder auch online – regelmäßig stattfinden zu lassen, um Missverständnisse frühzeitig aus dem Weg zu räumen. Natürlich wird es Korrekturschleifen geben, so dass die Ersteller die Möglichkeiten haben, den Wünschen des Kunden noch näher zu kommen. Dabei kann der Zwischenstand eines Projekts auf einem von der Öffentlichkeit geschützten Webspace präsentiert werden. Die grundsätzliche Linie sollte aber klar sein. Natürlich sollte es auch Vereinbarungen geben, wer die weitere Pflege und Wartung mit Backups und Updates übernimmt.